INSTRUCTIVO DE INFORMES DE GESTIÓN Y RENDICIÓN FINANACIERA

I ANTECEDENTES:

El presente instructivo establece la forma en que el Ministerio Secretaría General de
Gobierno realizará las transferencias de recursos a las organizaciones que resultaron adjudicatarias
en el concurso de proyectos de Asociatividad para organizaciones de interés público 2007, y la
forma en que éstas deben emitir los informes correspondientes de gestión y rendición financiera.
Al momento de la firma del convenio respectivo, las organizaciones deben encontrarse
inscritas en el sitio https://www.portalciudadano.cl , plataforma virtual que será utilizada para la
emisión de informes comprometido por parte de la Organización.
Al estar inscrito en https://www.portalciudadano.cl la Organización accede a varias
prestaciones por parte del sistema: página web personalizada, correo electrónico propio, y una
completa MESA DE TRABAJO, entre otras. Dichos recursos tecnológicos deberán ser utilizados por
las organizaciones para los efectos de informar de su gestión al Ministerio conforme el convenio
respectivo y el presente instructivo.

II CONTRAPARTE TÉCNICA:

Para la relación con la Organización, referente a los aspectos técnicos de la ejecución de las
actividades, existirá una contraparte técnica, que radicará en la Secretaría Ejecutiva Nacional y en
las Secretarías Ejecutivas Regionales. En la relación con la organización, a la contraparte técnica le
corresponderá:
a) Proporcionar la información que la Organización requiera para su trabajo;
b) Controlar el avance del trabajo mediante los mecanismos y herramientas que estime
pertinentes, en especial mediante visitas a terreno, revisión y aprobación de los informes de
gestión y rendición financiera pertinentes.
c) Requerir e instruir acerca de la forma y contenido de las actividades a realizar;
Será atribución exclusiva de la Secretaría Ejecutiva Nacional:
d) Estudiar los informes y solicitudes que emita la Organización y efectuar las observaciones
que corresponda.
La organización podrá, en todo momento, solicitar asesoría a la contraparte técnica, acerca de la
forma en que debe cumplir la prestación objeto del convenio, requiriendo ésta a través del correo
info@portalciudadano.cl (consultas de gestión), finanzas@portalciudadano.cl (consultas contablesfinancieras).

III NOTIFICACIONES:

Toda comunicación emanada de la contraparte técnica será efectuada al correo
proporcionado por el portal ciudadano a la Organización, al momento de su inscripción
(siglaorganizacion@portalciudadano.cl). Asimismo, es responsabilidad de la Organización el verificar
permanentemente el estado en que se encuentra el cronograma de actividades e informe final
(aprobado/ con observaciones/ rechazado) para efectos del cumplimiento de la prestación. La
contraparte técnica podrá en todo caso recurrir a cualquier otro tipo de comunicación escrita para
efectos de efectuar las notificaciones que se requieran en este procedimiento.
IV SOLICITUDES:
En caso que la organización por cualquier motivo deba realizar solicitudes al ente
convocante, estas deberán ser por escrito firmadas por el representante legal de la organización
dirigidas a: Sr. Director División de Organizaciones Sociales.
IV TRANSFERENCIAS:
El Ministerio transferirá los recursos a la Organización en una única cuota,
correspondiente al 100% del monto total adjudicado según lo establecido en el convenio
respectivo.
Esta única cuota, será transferida en el menor tiempo posible una vez aprobado por la
contraparte técnica el primer informe de la Organización, que consiste en un CRONOGRAMA DE
ACTIVIDADES, programa actualizado, que detalla los aspectos programáticos del proyecto. El
llenado y envío de dicho cronograma se realizará a través de www.portalciudadano.cl.
No se efectuarán transferencias si la Organización no presenta los antecedentes y/o no
acredita las circunstancias requeridas en las cláusulas TERCERO- DOCUMENTOS y CUARTOGARANTÍA

del convenio respectivo.
Sin perjuicio de lo anterior, el Ministerio podrá, en cualquier momento evaluar el estado de
avance del proyecto y la realización de actividades, según cronograma, así como el cumplimiento de objetivos y logro de productos, requiriendo informe de gestión a la Organización hasta ese momento y efectuando visitas en terreno que se hagan por parte del personal evaluador que para tales fines designe la Dirección de la DOS, todo lo anterior de acuerdo al plan de seguimiento que será debidamente informado a la organización.

En caso que la Organización no haya dado cumplimiento satisfactorio a las actividades,
objetivos o productos se procederá de la forma establecida en el convenio firmado por la
organización con el Ministerio.

V PRIMER INFORME- CRONOGRAMA DE GESTIÓN

1- ENVÍO:
El primer informe consiste en un cronograma de gestión actualizado que la Organización
debe llenar de acuerdo al cronograma comprometido en la propuesta, y remitir a la contraparte
técnica, utilizando para estos efectos las herramientas proporcionadas por el sitio
https://www.portalciudadano.cl.
Las actividades contempladas en el cronograma de gestión deben comprender fechas
abarcadas desde el acto administrativo que aprueba el convenio respectivo y hasta el día 31 de
octubre de 2007.

El Cronograma de gestión debe contener la información de las actividades a realizar en el
marco de la ejecución del proyecto, lugar, fecha, número de participantes, medios de verificación
relacionados a cada una de las actividades.

El Cronograma, con las actividades informadas por la organización, será el medio que guiará
la debida ejecución del proyecto y de acuerdo a este la contraparte técnica realizará las
correspondientes visitas a terreno.

La fecha máxima para el envío del cronograma será de dos semanas contadas desde la
correspondiente firma de convenio. En el caso que la organización no diere cumplimiento a esta obligación, se procederá de la forma establecida en el convenio firmado por la organización con el Ministerio.

2- REVISIÓN Y APROBACIÓN DEL CRONOGRAMA:

La Secretaría Ejecutiva Nacional del Fondo para el Fortalecimiento de las Organizaciones y
Asociaciones de Interés Público, dependiente de D.O.S., revisará el Primer Informe de Gestión,
CRONOGRAMA pertinente y verificará que se cumpla con todos los datos y requisitos que el
sistema requiere, de acuerdo a las bases.

3- SOLICITUD DE ACLARACIONES A LA ORGANIZACIÓN:

Si existen datos relevantes o errores manifiestos en dicho informe, la SECRETARÍA
EJECUTIVA podrá solicitar a la Organización que dentro del plazo de 5 días hábiles enmiende o
complemente dicho informe (cronograma). La Organización deberá complementar dicho informe
volviendo a llenar y enviar el Primer Informe de Gestión, CRONOGRAMA. Para estos efectos la
Organización podrá revisar, por medio de su mesa de trabajo virtual, el estado en que se
encuentra su informe (aprobado/con observaciones/rechazado).
De no responder las observaciones en tiempo y forma, el Ministerio tendrá la facultad
de poner término unilateral anticipado al convenio, conforme lo señalado en el convenio
firmado por la organización con el Ministerio.

4- APROBACIÓN:

Una vez aprobado el Primer Informe de Gestión, CRONOGRAMA por la SECRETARÍA
EJECUTIVA, será notificada dicha circunstancia a la Organización a través del correo electrónico
que para estos efectos asigna el PORTAL a la organización inscrita, y de la constancia que se
encuentra aprobado el informe respectivo en la mesa de trabajo. Es responsabilidad de la
organización revisar permanentemente dicho correo electrónico (siglaorganización@portalciudadano.cl) y el estado del informe (aprobado/ con observaciones/
rechazado) en la mesa de trabajo virtual.

Asimismo, en regiones, será comunicada dicha circunstancia a la Organización por medio de
correo electrónico, con copia a la Secretaría Ejecutiva Regional competente por ese mismo medio.

6.- PLAZO PARA EL ENVIO:

Una vez firmado el convenio respectivo, la organización deberá solicitar a la Secretaría
Ejecutiva Nacional la fecha de inicio de actividades, para el correspondiente envió del cronograma
de actividades; sin embargo, si la organización realiza actividades antes del plazo señalado, estas
no serán financiadas por la convocante.
El plazo máximo para el envío del Cronograma de actividades será de dos semanas
contadas desde la correspondiente firma de convenio.

5- PAGO:

Una vez aprobado el primer informe- cronograma, los pagos serán realizados por el
Ministerio, a través de D. O. S., en la región Metropolitana, y en las Seremías respectivas, en las
demás regiones.

VI- INFORME FINAL DE GESTIÓN Y RENDICIÓN FINANCIERA:

La Organización deberá presentar el INFORME FINAL DE GESTIÓN Y RENDICIÓN
FINANCIERA dentro de los diez días hábiles como máximo, de haber ejecutado el proyecto en su
totalidad.

La fecha máxima para presentar el informe final de gestión y rendición financiera, en electrónico y en papel, es el 15 de noviembre de 2014.
El informe final contempla dos partes: 1- INFORME FINAL DE GESTIÓN, y 2- INFORME TOTAL
FINANCIERO

1 ENVÍO INFORME FINAL FORMATO ELECTRÓNICO:

El informe final de gestión y rendición total financiera debe enviarse en formato electrónico
a través del sitio www.portalciudadano.cl, y además entregar los antecedentes requeridos en papel
por las bases, el convenio y el presente instructivo.

2 ENVÍO DEL INFORME EN FORMATO PAPEL:

La Organización deberá imprimir el INFORME FINAL DE GESTIÓN Y RENDICIÓN FINANCIERA,
y remitirlo en original y una copia, junto con la documentación de respaldo requerida, Tanto el
informe final de gestión como la rendición financiara y sus correspondientes copias deberán hacers llegar en un mismo sobre, pero físicamente separados a nombre de GABRIELA VILLEGAS
MOLINA, Secretaria Ejecutiva Fondo para el Fortalecimiento de las Organizaciones y Asociaciones
de Interés Público; a la siguiente dirección: TEATINOS 20, OFICINA 87, SANTIAGO.

2.1 INFORME FINAL DE GESTIÓN:

Dicho informe debe ir firmado al final por el representante legal de la organización titular.
Además se debe acompañar Carta de satisfacción de la ejecución del proyecto de todas
las organizaciones co- ejecutoras indicadas en la propuesta, indicando las actividades en las
cuales participó y descripción de sus tareas asignadas.

Asimismo, la Organización debe acompañar todos los antecedentes comprometidos en el
proyecto presentado para justificar el cumplimiento de la prestación, y constatar los medios de
verificación; como afiches, grabaciones, libros, folletos, etc.

2.1.2 FORMATO DE LOS MEDIOS DE VERIFICACIÓN RESPECTIVOS:

Medios de Verificación: Par los efectos del presente concurso, se entenderán como medios
de verificación aquellos que sirvan para el respaldo de la ejecución de las actividades
realizadas en el marco del proyecto de la organización.
La organización se encuentra obligada al registro de los participantes en cada actividad por medio
de lista de asistencia, de acuerdo al formato señalado en la letra A del párrafo siguiente En el caso
de actividades masivas, en las cuales no sea posible el registro por medio de lista de asistencia,
será necesario una declaración jurada simple firmada por el representante legal de la organización
titular y sus correspondientes co- ejecutores acreditando el número de participantes, individualizando
la actividad correspondiente, lugar y fecha, además de un registro fotográfico de la actividad.
Posibles medios de verificación, y sus correspondientes formatos:
A.- LISTA DE ASISTENCIA: Lista de participantes con sus respectivos nombres, firmas, dirección y
fecha.
B.- CERTIFICACIÓN: Fotocopia de uno de los certificados, acompañado con nómina de los
beneficiarios de éstos, con su correspondiente firma de conformidad.
C.- FOTOGRAFIAS: Pegadas en papel, indicando la actividad correspondiente a dicha fotografía y
fecha de ésta. 6
D.- VIDEO: indicación en el exterior del formato correspondiente y la actividad y fecha contenidas en
dicha grabación.
E.- ENCUESTAS: Resultados de la encuesta, con una muestra de ésta y nómina firmada por cada
encuestado.
F.- AFICHES, DIPTICOS, SISTEMATIZACIONES, ACUERDOS, ETC: un original de cada uno de
ellos.
G.- PENDONES: Fotografía en que se distinga la lectura de éste.

Cualquier otro medio de verificación comprometido por la organización, que no se encuentre
señalado en el listado anterior, será necesario que la organización se contacte con la Secretaría
Ejecutiva correspondiente para solicitar el formato acorde a dicho medio de verificación.

2.2 INFORME FINAL FINANCIERO (RENDICIÓN FINANCIERA).

2.2.1 La fecha para iniciar gastos rendibles es aquella otorgada por el acto administrativo que
aprueba el respectivo convenio. Es responsabilidad de la Organización mantenerse en
comunicación permanente con la contraparte técnica, Secretaría Ejecutiva Nacional, A
OBJETO DE CONOCER LA FECHA EXACTA DESDE QUE SE PUEDEN EFECTUAR GASTOS
RENDIBLES. Todo gasto comprendido fuera del ciclo de gastos autorizado, será rechazado.

2.2.2 Los costos y gastos de presentación y preparación de las propuestas, constituyen un
gasto no rendible y de cargo único y exclusivo de la organización o proponentes, así como los
gastos que se origine con ocasión de la celebración del contrato y la preparación de los informes,
como son garantías, fotocopias, trámites y gastos de envío, previos a la iniciación de la relación
contractual.

2.2.3 Las rendiciones financieras deben ajustarse a la propuesta presentada por la
organización, aprobada por la D.O.S. No esta permitido cambiar los gastos de una Categoría para
los cuales fueron asignados los recursos, a otra Categoría. En los casos, que un cambio de éstas
características sea imprescindible para el buen desarrollo del proyecto, se debe solicitar formalmente por escrito, mediante carta dirigida al Director D.O.S., a la dirección Palacio de La Moneda s/n oficina 304, dentro del plazo de ejecución del proyecto.

Mediante acto administrativo del Jefe de Servicio, se podrá autorizar fecha de ejecución y su
correspondiente rendición posterior.

Dicha facultad conferida al Director D.O.S., podrá ser delegada en la Secretaría Ejecutiva del Fondo
de Fortalecimiento de Organizaciones y Asociaciones de Interés Público, la que otorgará su
autorización en los mismos casos y con los mismos requisitos señalados en el párrafo anterior.
La organización debe esperar respuesta a su solicitud, para dar inicio a la modificación.
2.2.4 Cada informe financiero debe acompañar la cartola bancaria; fotocopia de la libreta de
ahorros.

2.2.5 Todos los gastos deben ser rendidos en el Formato de Rendición que se encontrará
disponible en www.portalciudadano.cl, por Categoría de Gastos e Item, indicados en la Propuesta
Financiera, en el que se exige detallar el bien ó servicio adquirido. Los documentos de respaldo,
deberán ser pegados en forma correlativa, de manera que cada una de ellos sea visible, indicando a que actividad corresponde cada gasto, en hoja tamaño oficio, con sus respectivos subtotales en el borde inferior de cada página. Agregue tantas hojas como boletas y facturas tenga, anexándolas a este informe.

2.2.6 Todos los gastos deben estar respaldados con boletas y/o facturas, y rendidas de
acuerdo a la Categoría de Gastos que fueron aprobados. En ningún caso se aceptarán, Boletas de
Honorarios ni Guías de Despacho como respaldo comercial que justifique los gastos, en la
Categoría de Gastos de Producción y Difusión e Inversión.

2.2.7 Las facturas deben ser emitidas a nombre de la Organización, en ningún caso, se aceptara
que se haya adquirido un bien, material e insumo, respaldado con un documento a nombre de otro
organismo. Éstas deben detallar el gasto efectuado, número de artículo, fecha del servicio, etc, y
tener el timbre que incluya la palabra cancelado o pagado, con su respectiva fecha.

2.2.8 Se aceptarán boletas de ventas y servicio por un monto máximo de $ 30.000 (treinta mil
pesos), todo gasto superior a este monto, debe estar documentado por una factura.

2.2.9 Las boletas y facturas no podrán enmendarse en su valor y fecha, de lo contrario se
considerarán adulteradas y serán rechazadas.

2.2.10 No se aceptará documentación de respaldo del gasto en fotocopia. De ser rendidos,
serán rechazados.

2.2.11 No se aceptarán gastos de consumos básicos, entiéndase por éstos los correspondientes
a luz, agua, teléfono de red fija, teléfono celular con plan, gas, gastos comunes. De ser rendidos,
serán rechazados.

2.2.12 No se aceptarán gastos que no tengan relación y no sean relevantes para la ejecución
del proyecto, entendiéndose por éstos, cigarrillos, diarios, revistas, propinas, alimentación individual o personal. De ser rendidos, serán rechazados.

2.2.13 El gasto de movilización deberá rendirse dentro de la Categoría de Gastos de Difusión y
Producción, ya sea éste transporte terrestre, marítimo o aéreo. En caso que el transporte sea taxi,
microbús, buses interurbanos, etc., deberá presentar el boleto o boleta respectiva. Además, se debe adjuntar nómina de pasajeros o usuarios, detallando el motivo, lugar de traslado (origen y destino), la que debe contener la firma de cada uno de ellos.

2.2.14 se aceptarán gastos por concepto de: bencina y/o petróleo, hasta un monto de $60.000 en los proyectos local- comunal; $80.000 en los proyectos intercomunal o regional; 100.000 en los
proyectos Interregional o nacional.

2.2.15 No se aceptarán gastos por concepto de: peajes (tag), estacionamientos, mantención y
reparación de vehículos, seguros, etc. De ser rendidos serán rechazados.

2.2.16 El uso de recibos simples estará vinculado a gastos menores que no cuentan con
documentación de respaldo. El total de éstos no podrá superar el 2% del monto total aprobado 8
por la D.O.S. en la Categoría Gastos de Difusión y Producción. Cada recibo debe ser emitido a
nombre de la Organización e indicando el detalle de la compra o servicio. Además debe ser
firmado y timbrado por la persona encargada de los recursos y por el representante legal,
declarando la autenticidad del total de recibos presentados.

2.2.17 Todos los gastos en que haya incurrido la organización deben cancelarse con los
dineros entregados por la D.O.S. para la ejecución del proyecto, en ningún caso se aceptarán
gastos pagados con tarjetas de crédito, débito ni cheques que no pertenezcan a la organización. De ser rendidos, serán rechazados.

2.2.18 Las organizaciones que adquieran bienes o contraten servicios con instituciones u
organismos exentos de la obligación de retener y pagar impuestos (IVA), deberán presentar las
correspondientes boletas ó facturas exentas de impuestos, y de no disponer de estos instrumentos
contables, sólo se aceptarán recibos certificados ante Notario.

2.2.20 Los gastos realizados por concepto de alimentación (no personales), deberán ser rendidos
por medio de facturas.

2.2.21 CATEGORIA DE GASTOS DE HONORARIOS

a) Sólo se aceptarán boletas de honorarios y boletas de Prestación de Servicios de Terceros, en
ningún caso se considerará como gasto rendible liquidaciones de sueldo.
b) No se aceptarán gastos de Honorarios correspondientes a personas que tengan la calidad de
directivos de la organización ejecutora y co- ejecutoras.
c) Los gastos de Honorarios deben ajustarse a la propuesta presentada por la organización y
aprobada por la D.O.S.
d) Todas las boletas de honorarios rendidas, NO PODRAN EXCEDER EL 30% DEL TOTAL
DEL PROYECTO, según lo señalado en el Capítulo I, letra L), del numeral 1.37, Letra b), de las
Bases del Concurso.
e) Las Boletas de Honorarios deben ser extendidas a nombre de la organización, señalando el
servicio prestado, duración del servicio y el monto pagado.
f) Deberán adjuntar un contrato de honorarios, el que deberá estipular el período del servicio (no
debe exceder el tiempo de ejecución del proyecto), monto bruto (total) a cancelar y especificar el tipo
de servicio a prestar, el que debe coincidir con la Iniciación de Actividades, indicada en el documento
del prestador de éste.
g) Se debe adjuntar el Formulario 29 con el pago de la retención del 10%. En todo caso, será
responsabilidad de la organización que se efectúe dicho pago. 9
h) El prestador del servicio, una vez concluida su labor deberá elaborar una declaración jurada
simple en la cual especifique las labores realizadas, el periodo de la prestación del servicio y el
monto cancelado por la organización, con su correspondiente Rut y firma. Esta declaración deberá
ser entregada junto con la rendición financiera por la organización.

i) LAS BOLETAS DE HONORARIOS QUE NO ADJUNTEN LOS DOCUMENTOS ANTERIORMENTE SEÑALADOS, SERÁN RECHAZADAS.

2.2.22 CATEGORIA DE GASTOS DE INVERSIÓN

a) Los gastos que se aceptarán en la Categoría de Gastos Inversión serán exclusivamente los que
se señalen en la Propuesta Financiera y el Convenio. Los gastos que no se encuentren dentro
de esta categoría serán rechazados.

3. CORRECCIÓN DEL INFORME FINAL DE GESTIÓN Y RENDICIÓN FINANCIERA

Si existen datos relevantes o errores manifiestos en el informe de gestión, o gastos que resulten
observados o rechazados por la contraparte técnica, ésta podrá solicitar a la organización que dentro
del plazo de 10 días hábiles enmiende o complemente dicho informe. La organización deberá
complementar dicho informe de acuerdo a lo requerido por la contraparte técnica. Para estos
efectos, la organización podrá revisar por medio de su mesa de trabajo virtual, el estado en
que se encuentra su informe (aprobado/rechazado/con observaciones).

De no responder a las observaciones en tiempo y forma, el Ministerio tendrá la facultad de
poner término unilateral anticipado al convenio, conforme a lo señalado en la cláusula
UNDÉCIMO del convenio, o bien considerar rechazados definitivamente los gastos objetados
según sea el caso.

Todos los montos que en definitiva no hayan sido rendidos o bien que hayan sido rendidos y
rechazados, generen un saldo a favor del Ministerio, deberán ser restituidos dentro del plazo de 10
días hábiles, mediante Vale Vista bancario a nombre del Ministerio Secretaria General de Gobierno.
La fecha máxima para ejecutar actividades, y en definitiva para efectuar gastos rendibles, es el 31 de Octubre de 2014.

Si al momento de terminar la ejecución del proyecto no se ha utilizado la totalidad de los recursos
traspasados, éstos deben ser reintegrados a la DOS.

VIII. TÉRMINO ANTICIPADO DE CONTRATO

El ente convocante tendrá la facultad de poner término al contrato, en forma administrativa, unilateral y anticipada, y sin forma de juicio, en los siguientes casos:

a) Si la Organización no diera cumplimiento al plazo de entrega de los informes estipulados en el
contrato.
b) Si la Organización no cumpliera con alguna de las obligaciones especificadas en este contrato y
sus anexos, lo que será determinado por el ente convocante en forma fundada.
c) Si la Organización no diera cumplimiento a los requerimientos o instrucciones de la contraparte
técnica, lo que será determinado por el Ministerio, en forma fundada.
d) Si la Organización fuera declarada en quiebra, o caiga en estado de notoria insolvencia.
e) Por término de la existencia jurídica de la Organización.
f) Por constatarse la ejecución de un mismo proyecto. Para estos efectos, se entenderá ejecución
de un mismo proyecto, cuando éste sea presentado por dos o más organizaciones
adjudicatarias con idéntica finalidad, actividades, periodo de ejecución, cobertura, monto, aún
cuando sean presentados con distinto nombre.

IX. CERTIFICADO DE CUMPLIMIENTO Y DEVOLUCIÓN DE GARANTÍA

Una vez aprobado el informe final por la contraparte técnica, se entregará un certificado de fiel
cumplimiento a la organización y serán devueltas las garantías pertinentes. Con dichos trámites,
culmina el procedimiento de ejecución de proyectos de Fondos concursables de Asociatividad para Organizaciones de Interés Público 2014.

11. enero 2015 por portalciudadano
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